Derfor bidrar digitale verktøy til at du ivaretar brannsikkerheten

Temaene brann og brannforebygging har vært «hot topics» den seneste tiden. Både mediene, eiendomsbransjen og vi har bidratt til å hive bensin på dette bålet – med god grunn.

Bildekreditering: Cornelia Koppang Henriksen / Brannvernforeningen

Når vi stadig leser om nye branntilfeller, ser melankolske bilder av severdige bygg som går til grunn, og i de verste tilfellene konsekvensene det har for liv og helse, er det ingen tvil om at vi som jobber innen eiendom må ta grep.

Et stort antall branner i Norge kunne vært forhindret eller hatt et redusert skadeomfang dersom det forebyggende arbeidet i forkant hadde vært tilstrekkelig utført.

For å redusere antallet uønskede hendelser i fremtiden må vi fortsette å øke kunnskapen vår og benytte gode hjelpemidler som bidrar til at sikkerheten blir kontinuerlig ivaretatt.

Og det er nettopp der det blafrende lyset i enden av tunnelen ligger: Kunnskap, opplæring og gode arbeidsverktøy.

Brannvernkonferansen 2023 og digitale verktøy

Et viktig organ for kunnskapsdeling om brannsikkerhet er Brannvernforeningen, som gjør et kritisk arbeid for å heve kunnskapsnivået blant bedrifter så vel som privatpersoner.

Under årets Brannvernkonferanse ble jeg invitert til å holde et foredrag om hvorfor og hvordan digitale verktøy kan bidra til å ivareta brannsikkerheten. Her fikk jeg delt noen av erfaringene både vi og våre kunder har gjort oss opp gjennom årene, og det råder ingen tvil om at riktig kunnskap i kombinasjon med gode arbeidsverktøy er oppskriften på å mestre brannvern.

Med det ønsker jeg å dele noen av nøkkelpunktene fra foredraget med deg.

Digital brannbok: Holder det å «bare» digitalisere brannpermen?

Du har kanskje hørt begrepet «digital brannperm» eller «digital brannbok»? Det ligger litt ulike definisjoner bak begrepene, hvor hovedforskjellene ligger i «kompleksiteten» til brannboken det refereres til.

I prinsippet kan en digital brannbok være så enkelt som at du oppbevarer all branndokumentasjon, naturligvis, digitalt. Isolert sett er dette et veldig godt sted å starte med tanke på sikkerheten til dokumentasjonen din, (gitt at det oppbevares i «skyen») skulle uhellet først være ute.

Men nå er det jo slik at brannforebygging er en kontinuerlig jobb, og dersom du ønsker å lette arbeidsflyten, vil du fort gjøre lurt i å se på et mer helhetlig arbeidsverktøy.

Se gratis webinar med Brannfag AS: Slik iveratar du både brannsikkerheten og eiendomsverdiene dine

Arbeidsflyten satt i ett system

Uavhengig av om dere oppbevarer brannrelaterte dokumenter i perm eller i digitale mapper, utfører vedlikehold av branntekniske anlegg og kontroller med penn og papir, i Excel eller på en annen måte for den saks skyld, er det mye hjelp i å samle arbeidet i ett egnet verktøy.

Her snakker jeg om verktøy hvor det kontinuerlige brannvernsarbeidet bakes inn i det totale drifts- og vedlikeholdsarbeidet, nærmere bestemt digitale drifts- og vedlikeholdssystemer, eller FDV-systemer.

Ved å samle dokumenter og arbeidsflyten i et FDV-system kan du automatisere og redusere ressursbruken betraktelig når arbeidet skal utføres.

Her kan du for eksempel sette opp rutiner og kontroller, og tildele arbeidet til rett person. Dersom dere har en ukentlig rutine for å kontrollere sprinkleranlegget, kan du knytte en sjekkliste med konkrete instrukser til rutinen, og den utførte jobben blir dokumentert i skyen.

Med systematiserte rutiner og kontroller på plass, som minner deg eller utføreren på når arbeidet skal gjøres, sikrer du at avvik med større betydning for sikkerheten blir fanget opp, samtidig som sikkerheten ivaretas kontinuerlig.

Arbeidsoppgaver kan også tildeles roller som ikke jobber med forvaltning eller drift, som for eksempel leietakere eller leverandører. Har du leietakere i bygget ditt, vil de også ha ansvarsoppgaver som skal følges opp og dokumenteres med jevne mellomrom. Da kan også de få egne sjekklister, dokumentere jobben og sende inn eventuelle feil. Systemet vil også sende et varsel i forkant og minne dem på oppgaven dersom den ikke er utført innen fristen.

Ta imot tilsynsmyndighetene med åpne armer

En ekstra bonus kommer når du får tilsynsmyndighetene på besøk. Da kan du enkelt vise frem - eller gi dem tilgang til - historikken på deres veldokumenterte arbeid og hvordan dere allerede har en utbedringsplan for registrerte avvik.

Flere kunder av oss har opplevd at brannvesenet droppet å komme på sitt planlagte besøk etter å ha fått tilgang til relevante mapper i brannboken deres i forkant av besøket. I ett av tilfellene hvor brannvesenet hadde sett gjennom historikk og dokumentasjon, fikk kunden følgende beskjed:

«Her har dere jo stålkontroll, takk for at dere sparer oss for den tiden det ville tatt å komme ut.»

Lær mer: LAFTs digitale brannbok – en trygghet for å iverata brannsikkerheten

Jeg håper at du til nå har fått en bedre forståelse av hva et slikt verktøy kan bidra med. Dersom du vurderer å sette brannvernsarbeidet i et digitalt system, må jeg presisere det kanskje åpenbare, men likevel viktige: Et godt verktøy vil sjelden tilføre særlig verdi uten at det blir tatt i bruk av nøkkelpersonene som skal benytte det.

Forutsetninger for å lykkes med digital håndtering av brannvernet

For å virkelig få den fulle nytteverdien av et verktøy for brannforebyggende arbeid, er det helt avgjørende at de som skal ta det i bruk i arbeidet sitt er med på laget.

Basert på kundenes erfaringer ser vi at det er tre sentrale forutsetninger som ligger til grunn for å få laget ombord og ta det i bruk på en god og integrert måte i arbeidet:

1. Intern forankring: Nye arbeidsverktøy vil naturligvis bety nye arbeidsmetodikker for kollegene dine. Derfor råder vi deg til å involvere menneskene som kommer til å bruke verktøyet.
2. Med en god plan i bunnen er halve jobben gjort:
   – Det er en påstand vi stiller oss bunnsolid bak. Tenk gjennom hva du trenger oversikt over og kartlegg risiko. Med en gjennomtenkt plan blir det lettere å prioritere arbeidet, bruke ressursene bedre og få en mer effektiv drift.
3. Samhandling – hvorfor er det så viktig?
   Fellesnevneren blant eiendomsforvalterne som lykkes best med brannvern, er de som har lyktes med å engasjere både eiere og brukere av byggverket.
   
   Resultatet av den gode samhandlingen er reduksjon av antallet og omfanget av uønskede hendelser, og de opplever at det er enklere å prioritere ressursene – noe som sikrer en mer effektiv byggdrift.