6 råd for å lykkes med et FDV-system

Når researchen er gjort og du har besluttet hvilket FDV-system du skal investere i, er det bare å lene seg tilbake og slenge beina på pulten. Eller?

Strengt tatt kan du jo gjøre det, men vi råder deg til å heller innta lotusstilling så snart alt er på plass og du er i gang med det nye systemet. For på det tidspunktet vil du allerede begynne å merke hvor mye tid du får til gode.

For at virksomheten din skal få full avkastning av digital eiendomsforvaltning og -drift, har vi samlet noen suksessfaktorer som legger til rette for at dere kommer dere dit.

1. Først og fremst: Intern forankring!

Å ha med deg hele laget ditt når du skal i gang med et nytt system spiller en sentral rolle. Når du skal ta i bruk et nytt verktøy på jobb, innebærer det gjerne en viss grad av endringsledelse, hvor god kommunikasjon med dine ansatte står høyt på listen. 

Vi mennesker er tross alt skrudd sammen slik at vi sjeldent er så glade i det som er nytt og ukjent, selv når vi er klare over at dagens arbeidsmetode ikke er optimal. Den er tross alt kjent og vi har gjerne opparbeidet «vår måte» å utføre jobben på.

Forsøk derfor å involvere ansatte som vil bli påvirket av endringen så godt som mulig, og skap rom for å ytre meninger, bekymringer, komme med innspill og informer om hva dette vil bety for dem. Ta deg tid til å lytte til deres innspill, og du vil komme langt dersom de opplever at tilbakemeldingene blir hørt og tatt hensyn til.

Sjansen er stor for at ansatte som er ute «i felten» i hverdagen sitter på verdifull innsikt, med ulike erfaringer fra scenarioer hvor skoen trykker litt ekstra hardt.

2. Ikke gap over «alt» i starten

Dette rådet gir vi til alle våre kunder under onboardingsprosessen, uavhengig av hvor store eller små de er. Ofte er man så ivrig på å komme i gang at «alt» er viktig å få på plass. 

Spørsmål vi gjerne stiller tilbake er: «Hvordan ser suksess ut for dere?», eller «Hva er deres største utfordring i arbeidshverdagen?»

Responsen er veldig varierende fra virksomhet til virksomhet, men følgende svar er ikke sjeldne:

• «Det er vanskelig for andre å ta over og sette seg inn rutiner når kollegaer blir syke, er på ferie eller nyansatte tiltrer.»
• «Den serviceavtalen på heisen er det ingen som vet hvor har blitt av.»
• «Innmeldinger fra ulike leietakere kommer gjerne på telefon, e-post og SMS, og det er vanskelig å holde oversikt.»
• «Vi bruker alt for mye tid på å lete etter informasjon.»
• «Det er vanskelig å lage rapporter på arbeidet vårt og fremlegge solide argumenter for budsjettforslagene våre.»
• «Vi mangler historikk på tidligere utført arbeid, og verktøy for å opprettholde rutiner og arbeidsoppgaver.»

Hørtes noe av dette kjent ut?

Det er kanskje flere problemstillinger dere ønsker å ta tak i, men vi råder dere likevel til å prioritere det som er viktigst, eller til og med enklest, til å begynne med. Dette sikrer at dere raskere blir kjent med systemet og kan komme i gang, uten at kakestykket blir for stort å gape over i første jafs.

Når dere begynner å bli trygge på det første steget i implementeringen, vil det dessuten ta kortere tid å ta tak i det neste på listen.

Les også: Er det mye jobb å komme i gang med et FDV-system?

3. Bli kjent med funksjonene som er viktigst for dere til å begynne med

Når dere har avklart hvilke oppgaver som er viktigst å komme i gang med i første omgang, gjør dere lurt i å prioritere å bli kjent med funksjonaliteten i systemet som fokuserer på akkurat disse oppgavene.

Som en del av onboardingen til LAFT, får du og kollegaene dine som skal bruke verktøyet en innføring i verktøyet. Denne gjennomgangen utføres av deres kontaktperson i LAFT, og omfanget på opplæringen tilpasses hvordan dere ønsker å benytte systemet.

Et FDV-system har ofte et bredt spekter av funksjonalitet utviklet for ulike formål, og når man først har begynt å få sitt nye verktøy i fingertuppene, vil resten av funksjonene man ønsker å benytte bli mer intuitive.

Skulle dere trenge bistand underveis, eller en ny innføring i andre deler av verktøyet etter hvert, er det naturligvis bare å gi beskjed til deres kontaktperson.

4. Opprett et testbygg i portalen hvor det er lov å gjøre feil

Har dere ansatte på teamet som ikke er så vant med tekniske systemer fra før? Da kan et «prøve-og-lære-bygg» varmt anbefales! Å ta i bruk et helt nytt IT-system kan for noen oppleves som overveldende, og dette kan dermed være med på å senke terskelen for å komme i gang.

Mange av våre kunder har opprettet testbygg i portalen sin – til stor glede for resten av teamet. Her er takhøyden stor, og det er fritt fram for å prøve seg frem, uten at det har noen konsekvens for det faktiske arbeidet.

I testbygget kan man for eksempel legge inn filer, FDV-dokumenter, arbeidsordre, registrere avvik, opprette egne sjekklister og tilordne gjøremål til seg selv eller en kollega.
 

5. Del kunnskap internt hos dere

Er det en kollega hos dere som har rukket å bruke verktøyet litt mer? Eller har dere en ansatt som elsker å sette seg inn i nye systemer? Da gjør dere lurt i å dele kunnskap og erfaringer som vedkommende har plukket med seg med resten av teamet.

Det er gjerne litt enklere å spørre en kollega en stoler på om hjelp, og med en god delingskultur forsterker dere både arbeidsmetodene og fellesskapsfølelsen.

6. Gi beskjed hvis det dukker opp noen spørsmål underveis

Sist, men så absolutt ikke minst: Ikke nøl med å nå ut til kontaktpersonen din dersom du står fast på noe, eller om du har innspill som kunne gjort arbeidshverdagen din enda litt enklere. 

Hos LAFT er både din kontaktperson og support-teamet tilgjengelige når du skulle trenge dem, det være seg en utfordring eller som sparringspartner rundt nye måter å jobbe på.

For oss er tilbakemeldinger fra kunder den viktigste kilden til utviklingen av FDV-verktøyet vårt. Nye problemstillinger oppstår til en stadighet ute hos brukerne, noe vi til gjengjeld løser med ny eller forbedret funksjonalitet.