Jobber du innen forvaltning, drift og vedlikehold, vet du at det ikke bare er eiendommer som må forvaltes.
Dokumentasjonen om byggene og forholdene rundt må også ivaretas. Det inkluderer alt fra produktblad og teknisk dokumentasjon, serviceavtaler, prosjekteringsdokumenter, brannkonsept, plantegninger, oppgraderinger av byggverk, utførte egenkontroller, brukstillatelse og kontrakter.
Hvis du har kjent på frustrasjonen ved å samle inn FDV-dokumenter og å holde orden i (papir)huset, er du langt ifra alene; dette er en typisk gjenganger blant de som jobber med eiendom.
Ofte er viktige dokumenter lagret på utilgjengelige måter i fysiske mapper på et kontor, noe kan ligge på PC-ene til ansatte som har sluttet, og leverandører glemmer å levere fra seg nødvendig dokumentasjon etter utført oppdrag. Dette kan gjøre det umulig å finne tilbake til informasjonen når du trenger den som mest.
Videre vil jeg ta deg gjennom hvorfor dokumentstrukturen din er utslagsgivende for både tids- og kostnadsbruk innen forvaltning og drift, med vekt på hvordan LAFTs dokumentarkiv er bygget opp.
LAFT leverer et komplett FDV-system der dokumentarkivet er ryggraden, nettopp fordi vi vet hvor viktig dette er. Dokumentarkivet støtter hele prosessen fra innhenting og innlasting, via sikker lagring, til søk og oppslag.
Dokumentarkivet er også tilgjengelig i LAFT-appen, slik at du raskt får tak i nødvendig informasjon - og kan legge til ny informasjon - uansett hvor du eller en kollega befinner seg.
Dokumentene organiseres etter hvilken bygning, eiendom, uteområde eller anlegg de tilhører, slik at det er oversiktlig og raskt å finne frem til riktig dokument.
Bildet viser Dokumentarkivet til bygningen «Storgata 32», med systemgenererte mapper. Under hver av disse ligger dokumentasjon i alle former og farger.
Eksterne kan levere og få innsyn i dokumenter – uten systemtilgang
Et tema som ofte går igjen er manglende dokumentasjon fra leverandører og håndverkere. LAFT har gjort det enklere å etterspørre dokumenter via funksjonen «Ekstern opplasting».
Her genereres en e-post direkte fra LAFTs dokumentarkiv, slik at leverandøren (eller andre mottakere) kun trenger å besvare e-posten med dokumentene vedlagt. Dokumentene som ligger ved e-posten lagres automatisk på riktig sted i dokumentarkivet.
Jonas Havord, grunnlegger av LAFT, har også et godt råd: 
«Ikke betal leverandøren før dokumentasjonen er levert! Du kan kreve at hele jobben er utført før du betaler faktura, og levering av dokumentasjon er en vesentlig del av arbeidet.»
På denne måten får leverandørene motivasjon til å levere fra seg papirarbeidet, og du sikrer at du får verdipapirene i ditt eie.
Det samme prinsippet gjelder dersom en ekstern trenger tilgang til, eller innsyn i, konkrete dokumenter. Dette kan blant annet være praktisk dersom brannvesenet skal utføre en tilsynskontroll, eller når du skal benytte en håndverker ved et enkelttilfelle, og vedkomne trenger mer informasjon for å utføre en jobb på bygget ditt.
Dokumentarkivet har en fast struktur med syv systemgenererte mapper, og innenfor hver av disse kan du selv opprette egne mapper.
For de som ønsker en mappestruktur i henhold til Bygningsdelstabellen (NS 3451), kan dette automatisk genereres under hovedmappen «Generelt», etter nærmere avtale med LAFT.
Fordelen med en struktur som gjenspeiler bygningsdelstabellen er at det blir forutsigbart hvor dokumenter skal legges inn, og det blir lettere å finne tilbake til dem.
Ved å ha orden i bygningsdokumentasjonen din unngår du også å bruke dyrebar tid og kostnader når du skal kjøpe eller selge eiendom. Selskapsgjennomganger (DD-prosesser) er tidkrevende for både selger og kjøper når dokumentene ikke er strukturert eller er utilgjengelige.
Dessuten risikerer selgeren prisreduksjon dersom dokumentasjonen er for mangelfull, noe en slipper å bekymre seg ved å investere i et godt og oversiktlig dokumentarkiv.
Last ned gratis: Dokumentsjekkliste for DD-prosesser 📑
Vi vet hvor lett det er å gjøre feil, særlig når det er mange som skal samarbeide. Derfor vil alle dokumenter som slettes bli oppbevart i papirkurven i 1 år.
Hver av mappene kan også tilgangsstyres slik at sensitiv informasjon blir beskyttet mot innsyn. Dette tilrettelegger for eksempel at leverandører kan gis begrenset tilgang uten at de ser informasjon fra konkurrenter og lignende.
Det er også verdt å nevne at LAFTs dokumentarkiv har en svært høy sikkerhetsgrad. Vi benytter kun norske server-leverandører, som vil si at informasjonen aldri forlater Norge.
Alt i alt er LAFTs dokumentarkiv din trygghet for å kunne forvalte, drifte og vedlikeholde effektivt, både i dag og i fremtiden.
Et godt FDV-system vil ganske enkelt revolusjonere forvaltnings- og driftsarbeidet ditt. Men hvor lang tid tar det å komme i gang, og hva kreves av...
Frem til 2017 håndterte Felleskjøpet forvaltningen og driften av deres 100 eiendommer i egenutviklede Excel-ark, og samhandlet over telefon og e-post.
For at et bygg skal kunne forvaltes optimalt, er det vesentlig at de som skal utføre jobben har tilgang til dets egenskaper og funksjonalitet.