Du kjenner nok godt til dem; mørkegrønne heldresser. Høye siloer. Capser i gult og grønt. John Deere – markedets råeste traktorer. Landets største og viktigste organisasjon for norske bønder.
Vi snakker selvsagt om Felleskjøpet.
Men visste du at Felleskjøpet er en av Norges største private eiendomsbesittere, med en portefølje langt bredere enn butikklokaler og siloer som sikrer optimalt klima for kornlagring?
Felleskjøpets eiendomsselskap, Agri Eiendom AS, er ansvarlig for den kontinuerlige utviklingen og ivaretakelsen av eiendomsporteføljen til Felleskjøpet. Agri består av ni ansatte som forvalter og vedlikeholder de godt over 100 eiendommene de eier spredt utover hele landet.
Agris portefølje består av alt fra kontorer, verksteder, fabrikker, leiligheter, eneboliger, butikklokaler, lagre og siloer, til utleie av ulike industrieiendommer.
For hver eiendom finnes det en plasskoordinator; tilsvarende en leietakerrepresentant som har det overordnede ansvaret for den respektive eiendommen. Plasskoordinatoren har direkte kontakt med forvalterne i Agri Eiendom, og følger opp rutinearbeid og tilpassede sjekklister, tiltaksplaner, registrerer avvik og rapporter deretter videre til Agri som planlegger videre oppfølging.
Mangelfull oversikt og kommunikasjonsbrister fordret en endring i eiendomsselskapet
Frem til 2017 foregikk mye av forvaltningsarbeidet til Agri i egenutviklede Excel-lister, dokumentasjon lå på ulike servere, og organiseringen var rett og slett sårbar dersom noen skulle slutte, ble syke eller hvis viktig informasjon ble glemt.
Derfor fikk Arild Stølen ansvaret for å finne en smartere måte å jobbe på.
«Det var veldig vanlig at ting ble glemt. Da måtte plasskoordinatoren gjerne purre og purre, og ble veldig frustrert. Vi så fort at dette ikke var en god måte å jobbe på, og vi trengte et system som skulle erstatte telefoner, e-poster og gjøre dette arbeidet systematisk og sporbart.»
Arild Stølen, Senior Prosjektleder Bygg i Agri Eiendom
For Felleskjøpet var det helt avgjørende å finne et FDV-system som forenklet kommunikasjonen mellom forvaltningsselskapet og de ulike plasskoordinatorene. I søket etter en løsning sto transparens høyt på lista, slik at informasjon var lett tilgjengelig på tvers av avdelinger og mellom ulike roller.
Arild ønsket å finne en løsning som sørget for at viktig informasjon ikke glapp, og at kommunikasjonen mellom Agri og Felleskjøpet gikk sømløst. Etter å ha researchet rundt ulike løsninger kom han i kontakt med LAFT, og ikke lenge etter var de i gang med å flytte over egenutviklede systemer inn i sitt nye FDV-verktøy.
«Tilstanden ute på de ulike eiendommene våre har blitt mye bedre. Vi har blitt mye flinkere til å ta tak i ting som dukker opp, og leietakerne er langt mer fornøyd med hvordan eiendomsselskapet fungerer nå enn for bare noen få år siden.»
Nå som alle drift- og vedlikeholdsrelaterte saker meldes inn i ett system, hvor personen som har meldt inn saken kan følge statusen selv, opplever Felleskjøpets plasskoordinatorer at selskapet fungerer langt bedre.
«Alt er sporbart, så alle beslutninger og alt som skjer i en sak blir logget. Dermed kan vi se «Hva er det egentlig som har skjedd her?». I tillegg kan vi enklere beslutte hva vi skal prioritere, og rettferdiggjøre beslutningene både for daglig leder og for styret.»
«Jeg er spesielt fornøyd med den gode dialogen med folkene som jobber i LAFT, og hvordan de ivaretar våre ønsker ved å kontinuerlig utvikle systemet.»
Felleskjøpet har vært en viktig kilde for oss i LAFT for å kunne tilrettelegge for utfordringene ulike roller i et eiendomsselskap møter på i arbeidshverdagen.
Det er tross alt folkene ute i felt som vet hvor skoen trykker, og samtaler med eiendomsaktører som Felleskjøpet er helt avgjørende for at vi skal skape gode løsninger som lar dem utføre jobben sin på best mulig måte.
«Det har vært en sann glede å få samarbeide med teamet i Agri Eiendom. Deres innspill har vært svært verdifulle for videreutviklingen av LAFT som system, og deres innspill til funksjonalitet er ofte til stor glede for andre kunder. En skikkelig win-win-relasjon som jeg gleder meg til å fortsette å være involvert i.»
Fritjof Ocklund, Customer Success Manager i LAFT.
Alle som arbeider med forvaltning, drift og vedlikehold vet at det ikke bare er eiendommer som trenger forvaltning; bygningsdokumentasjon må også...
Dersom du skal selge eller ønsker å kjøpe eiendom for profesjonelt bruk, er en «teknisk due diligence» nærmest uunnværlig. Men hva er det?
I møte med både våre kunder og folk i eiendomsbransjen dukker ofte spørsmål opp om hvordan de kan utføre en mer bærekraftig drift av sine eiendommer.