Due diligence ved eiendomssalg: Slik sikrer du verdiene dine

Dersom du skal selge eller ønsker å kjøpe eiendom for profesjonelt bruk, er en «teknisk due diligence» nærmest uunnværlig.

Teknisk due diligence (DD) har blitt et forbehold i de fleste eiendomstransaksjonene i dag, og det lønner seg å stille godt forberedt. Men hva innebærer det, og hva bør du tenke på i forkant av et salg?

Due diligence er en prosess som utføres ved oppkjøp av selskaper og eiendom, eller ved fusjonering av selskaper. Ved kjøp og salg av eiendom, innebærer prosessen en grundig vurdering av de materielle og immaterielle verdiene i form av finansiell, juridisk og teknisk analyse av eiendomsmassen og tilhørende anlegg.

Gjennomgangen utføres ofte av en tredjepart på oppdrag fra en av aktørene, med inngående kompetanse i de ulike fagområdene. Opplysninger og funn fra DD-prosessen legges til grunn for en eventuell revidering av kjøpesum før sluttføring og kontraktsignering. 

Eiendomstransaksjoner innebærer et risikoaspekt for begge parter, og i takt med den økende profesjonaliseringen av det norske eiendomsmarkedet, har kravene aktørene stiller blitt mer omfattende enn tidligere. 

I denne artikkelen vil vi ta deg gjennom den tekniske delen av DD-prosessen, og hvordan du ruster eiendomsverdiene dine for et fremtidig salg.

Teknisk due diligence ved kjøp og salg av næringseiendom

Krav om utførelse av en teknisk DD er som regel et forbehold fra kjøperens side, men det har vært en økende trend hvor også selger gjennomfører en DD i forkant av markedsføringen av det aktuelle objektet. På denne måten kan selgeren fange opp eventuelle avvik før eiendommen legges ut, og øke sjansen for en høyere prisfastsettelse.

Teknisk due diligence utføres på både eksisterende bygg og nye prosjekter, og vil typisk bestå av:

• Gjennomgang av det lovpålagte, herunder tegningsunderlag, ferdigattester, reguleringsplaner og dokumentasjon rundt eventuelle oppgraderinger/leietakertilpasninger. Det vil også bli registrert eventuelle avvik fra lovverket og fremtidig risiko forbundet med dette.
• Tilstandsvurdering av bygningsmassen med vurdering av muligheter for fremtidig anvendelse, så vel som en kostnadsanalyse av drift og investeringer til fremtidig vedlikehold.
• Brannsikkerhet og tilhørende dokumentasjon: En vurdering av brannstrategi for bygningsmassen, samt kontroll av «as built-» tegninger og leietakers gjennomføring av lovpålagte krav.
• Radonmålinger og utførte tiltak.
  
• En vurdering av tekniske installasjoner med vekt på både nåværende tilstand og levetid, samt en kostnadsanalyse knyttet til drift og vedlikehold.
• Vurdering av operasjonelle hensyn rundt historisk drift og vedlikehold av eiendommen, samt fremtidige vedlikeholdsbehov og frekvens.
• Hvilke driftsoperatører som er benyttet, og den generelle kompetansen til disse leverandørene.
• Forekomsten av miljømessige vurderinger av eiendommer i DD-prosesser har også vært økende. Her vil det typisk være en gjennomgang av rapporter på energiforbruk, byggets CO2-utslipp og hvilke byggematerialer som er brukt.
  
  

Hvilke konsekvenser kan oppstå dersom du ikke har alt på stell?

I de fleste transaksjoner vil kjøper og selger bli enige om budaksept i en intensjonsavtale (LOI), med forbehold om en tilfredsstillende gjennomført due diligence. Ved avsluttet DD-prosess vil partene diskutere eventuelle funn, som i de fleste tilfeller ender i en diskusjon om prisrevidering.

Du som selger kan risikere å måtte gi prisavslag for historiske hendelser for flere år tilbake, dersom det avdekkes mangelfulle eller dårlige rutiner for oppfølging av den tekniske tilstanden. Derfor er det helt avgjørende å ha gode forvaltnings- og driftsrutiner, og kontinuerlig dokumentere arbeidet.

Dersom det avdekkes manglende FDV-dokumentasjon som blant annet brannstrategi, tegningsunderlag, ferdigattester, vedlikeholdsplaner, driftsrutiner, dokumentasjon rundt oppgraderinger/leietakertilpasninger, og leverandør- og serviceavtaler, risikerer du i prinsippet at verdivurderingen på eiendommen faller – uavhengig av beliggenhet og leieinntekter.

I flere tilfeller har DD-prosessen avdekket opplysninger som har ført til at transaksjonen ikke ble gjennomført, og partene har gått hvert til sitt.

Se gratis webinar on demand: Teknisk due diligence ved eiendomssalg – slik sikrer du verdiene dine 👈

Sørg for at du har kritiske papirer i orden i god tid før salg

Heldigvis finnes det en rekke smarte tiltak du kan gjøre allerede i dag for å sikre eiendomsverdiene til et fremtidig salg, og selve nøkkelen er god dokumentasjon og struktur. 

Her må vi presisere at en god dokumenthåndtering spiller en sentral rolle utover eiendomsverdien i en potensiell salgssituasjon; det er vel så viktig for effektiv arbeidsutførelse knyttet til eiendommen. Med en mer effektiv drift sikrer du økte besparelser, som i retur vil øke inntjeningen på eiendommen. 

Uavhengig av hvilken løsning du velger å benytte, bør du gjøre en grundig research på ulike verktøy som forenkler jobben med dokumentasjonshåndtering og -oversikt.

Lær mer om LAFTs digitale dokumentarkiv: Derfor sparer du penger ved å håndtere bygningsdokumentene dine riktig

Verktøy som hjelper deg å profesjonalisere forvaltning og drift

Dersom dere driver profesjonelt forvaltnings- og driftsarbeid, kan et komplett FDV-verktøy være mer gunstig. Da vil dere eksempelvis kunne effektivisere og forenkle dokumentasjonen på vedlikeholdsarbeid, arbeidsordrehåndtering, rutinearbeid, tiltaksplaner, tilstandsanalyser og samhandlingen med leietakere og håndverkere (for å nevne noe).

Når dere har bestemt dere for en løsning og skal ta det i bruk, gjør dere lurt i å dokumentere det mest kritiske i første omgang. Når det er på plass, kan fremtidig arbeid legges inn fortløpende.

For å komme i gang, anbefaler vi følgende rekkefølge: 

1. Opprett et digitalt dokumentarkiv med en hensiktsmessig mappestruktur, og last opp all bygningsrelatert informasjon i arkivet. Dette omfatter alt fra FDV-dokumentasjon, brannbok, garantier og serviceavtaler.
2. Sørg for at alt vedlikeholdsarbeid og oppgraderinger av bygget dokumenteres av fagkyndige, og last opp dokumentasjonen i arkivet så snart som mulig. Da vil du forhindre at det blir glemt eller bortkommer.
3. Etabler rutiner for drift- og vedlikeholdsarbeid, og loggfør arbeidet hver gang det blir utført. Noter eventuelle feil og mangler, og håndteringen av det i ettertid.
4. Utfør kontinuerlige tilstandsanalyser på bygningsmasse og anlegg i henhold til forskriftene, og sørg for at også dette dokumenteres.
5. Be leverandørene om å utføre opplastingsjobben ved å gi dem tilgang til de aktuelle mappene etter fullført arbeid. På den måten reduserer du kontinuerlig unødvendig tidsbruk.

Benytt en fagkyndig til å vurdere bygningsmassen ved manglende dokumentasjon

Eier du eldre bygninger hvor det er vanskelig å fremlegge relevant dokumentasjon, vil det lønne seg å få en faglig vurdering av bygningsmassen din. Dersom det avdekkes feil og mangler bør du vurdere å utbedre nødvendige tiltak. Disse vurderingene bør også inkludere fremtidige kostnadsestimater, og anbefalinger på når de ulike tiltakene skal utføres. 

Selv om feilene ikke er kritiske for liv og helse, kan det være utslagsgivende for salgssummen. Ved å ta tak i det i forkant, vil du unngå overraskelser i forhandlinger med potensielle kjøpere av eiendommen. 

FDV-systemet sikrer dokumentasjon gjennom hele byggets livssyklus

Uavhengig av størrelsen på eiendomsporteføljen din, lønner det seg å ha et digitalt dokumentarkiv hvor all vesentlig informasjon om eiendommene dine ligger, og som enkelt kan deles innsyn i den dagen det skal utføres en DD-prosess.

Denne dokumentasjonen er ikke bare kritisk for DD-prosessen, men vel så avgjørende for å lykkes med profesjonalisert eiendomsdrift. Ved å benytte et FDV-system kan du automatisere store deler av arbeidsoppgavene, samtidig som du kostnadseffektiviserer forvaltning, drift og vedlikehold. Alt av drift- og vedlikeholdsarbeid vil til enhver tid være dokumentert, som utførelsen av rutine- og vedlikeholdsarbeid, tilstandsanalyser og avvikshåndtering.

I LAFT har vi utviklet et drift- og vedlikeholdssystem som tilpasses ulike behov, for selskaper med alt fra én til flere hundre eiendommer. Dersom du ønsker å samle alle bygningsrelaterte dokumenter i ett digitalt FDV-arkiv, kan du lese mer om verktøyet her, eller booke en prat med en av våre rådgivere.