Som eiendomsansvarlig, enten du er forvalter, byggdrifter eller eier, har du nok fått kjenne på at det er en god del arbeid som skal sjongleres, prioriteres og ikke minst huskes på.
Dokumentasjon av utført arbeid og egenkontroller kreves nå ikke bare av brannvesenet på tilsyn, men også banker og forsikringsselskap som ber om dokumentasjon på etterlevelse.
Også ved salg vil det være relevant å dokumentere gjennomført vedlikehold, og å kunne vise til god og systematisk forvaltning av dine bygg.
[Last ned gratis dokumentsjekkliste for eiendomstransaksjoner og DD-prosesser.]
Med «rutiner» i LAFTs drift- og vedlikeholdssystem kan du senke skuldrene. Rutiner er i grunnen bare oppgaver som gjentas med et fast intervall, og som automatisk sender påminnelser til den ansvarlige når tiden er inne for neste utføring.
Så enkelt som det høres ut sparer det mye kapasitet og bekymring, fordi du slipper å lage huskelister og -lapper, og være redd for at noe glemmes.
Registreres noe som en rutine i LAFT kan du være trygg på at riktig person får beskjed til riktig tid – enten det er til deg selv, til dine kolleger eller til eksterne utførere.
Kategorier gjør det lettere å holde oversikt over rutinene som gjelder for hvert enkelt bygg, eiendom, uteområde eller anlegg. Tittelen på kategoriene definerer du selv. Tallet som vises ved kategori-tittelen viser hvor mange rutiner kategorien inneholder.
Rutiner er alt fra faste oppgaver innen brannvern, HMS og annen internkontroll, til praktiske gjøremål som avfallshåndtering, fornying av serviceavtaler, plenklipping og teknisk vedlikehold.
I LAFT får du fleksibilitet til å sette opp tilpassede rutiner for din portefølje. Noen av mulighetene inkluderer:
Du kan også velge å inkludere en eller flere sjekklister som skal besvares når rutinen utføres. Dette er en anbefalt fremgangsmåte fordi en sjekkliste standardiserer arbeidet uavhengig av hvem som skal utføre den, og sjekklistene kan gjenbrukes et ubegrenset antall ganger.
Et godt rutineoppsett kommer ikke av seg selv. Anbefalingen fra LAFTs kunderågivere er å gradvis bygge opp en «rutinebank» i LAFT og derfra kopiere rutiner til de bygningene der de er relevante. På denne måten sikrer du en mest mulig effektiv og strukturert administrering av rutinene.
Ved å kopiere rutiner mellom bygninger får du raskere satt opp riktige og relevante rutiner på hvert enkelt bygg.
Med rutineløsningen i LAFT får du ikke bare trygghet i at viktige, repeterende oppgaver blir husket, men du får også en logg på utført arbeid som dokumenterer at ettersyn og egenkontroll er kvittert ut. Bra for deg, bra for banken og forsikringsselskapet, og bra for tilsynsmyndighetene!
Dersom du skal selge eller ønsker å kjøpe eiendom for profesjonelt bruk, er en «teknisk due diligence» nærmest uunnværlig. Men hva er det?
Alle som arbeider med forvaltning, drift og vedlikehold vet at det ikke bare er eiendommer som trenger forvaltning; bygningsdokumentasjon må også...
Frem til 2017 håndterte Felleskjøpet forvaltningen og driften av deres 100 eiendommer i egenutviklede Excel-ark, og samhandlet over telefon og e-post.
