Hva er et FDV-system (og trenger jeg det)?

For å lykkes med profesjonalisert forvaltning og drift av eiendom i dag, spiller FDV-systemet en stadig større rolle.

Systemet sørger for at du har en enklere tilgang til dokumenter, holder oversikt over arbeidsoppgaver og lar deg gjøre de prioriteringene som gir størst verdi.

Men hva er det egentlig, og trenger du det?

Digitale verktøy som setter alt i ett system

FDV er forkortelsen for forvaltning, drift og vedlikehold, og omfatter alle aktiviteter og kostnader i et byggs levetid, samt dokumentasjonen byggeier får fra prosjekterende og utførende fag etter et bygg er konstruert. FDV-en er oppskriften på hvordan bygningen er komponert, og selve bruksanvisningen for hvordan det nettopp skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes når det tas i bruk. 

Et FDV-system er et digitalt verktøy hvor du benytter all nødvendig dokumentasjon som grunnlaget for arbeidet og rutiner som skal utføres – det være seg bruksanvisninger på hvordan ventilasjonsanlegget skal brukes, til hvordan vedlikeholde teglsteinen på utsiden av bygget, slik at det holder seg så godt som mulig, så lenge som mulig.

Med et godt FDV-verktøy skal du enkelt kunne dele innsyn i dokumenter, arbeid og statusrapporter på byggene med de som trenger det – det være seg leietakere, vaktmestere, leverandører, byggdriftere, styret, tilsynsmyndigheter, politikere, eiere eller øvrige interessenter.

Verktøyet forenkler arbeidet med å digitalisere og automatisere forvaltnings- og driftsoppgaver som tradisjonelt har blitt utført manuelt, og kan benyttes på PC, nettbrett og mobil. Dette omfavner typisk å holde oversikt over arbeidsordre, rutiner, avvikshåndtering, sende bestillinger, fakturering av husleie og vedlikeholdsarbeid.

Lønner det seg å anskaffe et FDV-system?

Vi vil tørre å påstå at spørsmålet ikke lenger er hvorvidt det lønner seg, men heller om verktøyet dere investerer i faktisk løser deres spesifikke utfordringer, samtidig som dere reduserer forvaltnings- og driftskostnadene.

Dersom dere vurderer å gå til innkjøp av et FDV-system eller bytte ut det dere har, er det særlig fire sentrale spørsmål dere bør ta stilling til:

• Hvor mye tid bruker vi på å finne informasjon og dokumentasjon?
• Hvor effektiv er kommunikasjonsflyten mellom oss, leietakerne, leverandørene eller håndverkerne?
• Har vi en god oversikt over arbeidsoppgaver, kostnader og rapporter, som til gjengjeld lar oss jobbe så kostnadseffektivt som mulig?
• Hvor god innsikt har vi i drift- og vedlikeholdsarbeidet vårt, og i hvor stor grad hjelper denne innsikten oss å ta gode beslutninger for å kontinuerlig forbedre måten vi jobber på?

De viktigste oppgavene til FDV-systemet er å la dere utføre ineffektive forvaltnings- og driftsoppgaver på en hurtigere og mer kostnadsbesparende måte, gi en enkel og oversiktlig tilgang til nøkkelinformasjon og forbedre samhandlingen på tvers av roller.

Les også: Er det mye jobb å komme i gang med et FDV-system?

Ineffektiv dokumenttilgang = tapsprosjekt?

I følge en studie utført av NIST, taper byggeiere omtrent kr 20 per m2 per år på å lete etter informasjon knyttet til eiendommene deres.

Til tross for at bransjen har tatt en helomvending i takt med teknologiutviklingen – fra fysiske permer og gule lapper – til digitale arkiv og verktøy som Excel, er det likevel et stort antall eiendomsbesittere som fortsatt har mye igjen å hente (og spare).

Derfor har vi utarbeidet en sparekalkulator som viser hvor mye du kan redusere kostnadene ved å investere i et FDV-system. Kalkulatoren tar for seg en rekke variabler som blant annet går på:

• Finne relevante dokumenter raskere
• Mer effektiv oppgavehåndtering
• Spart tid på mindre reisevirksomhet
• Bedret fakturakontroll

Finn ut hvor mye din virksomhet kan spare ved å komme i gang med et FDV-system her.

Automatiserer manuelle og tidkrevende prosesser for å øke bunnlinjen

Dersom du jobber med drift, er du nok godt kjent med at arbeidshverdagen ofte består av mye sjonglering, og en konstant prioritering av hva som haster mest.

Saksinnmeldinger fra leietakerne kommer gjerne fra både øst og vest, og du skal i tillegg holde i kommunikasjonen med x antall leverandører som skal behandle ulike avvik.

Med et digitalt dokumentarkiv kan du enklere dele spesifikke dokumenter, og du kan også enklere etterspørre dokumenter du savner. Å samle dette på ett sted kan utgjøre en vesensforskjell med tanke på arbeidsmengde og tid.

Hvilket FDV-system bør du velge?

Det finnes en rekke FDV-leverandører på markedet, med ulike funksjonaliteter og mulighetsrom. Enten dere vektlegger dokumentasjon, behandling av arbeidsordre, rutinebasert arbeid, bærekraftsrapportering, kommunikasjon med leverandører og/eller leietakere, fakturering eller noe annet, vil vi anbefale deg å ta en demo for å avdekke hvorvidt de ulike systemene møter deres krav. 

Vi vil også råde deg til å ha et bevisst forhold til selve leverandøren av FDV-systemet. Her vil det lønne seg å velge en leverandør som har fokus på kontinuerlig produktutvikling, og dermed kan være en god støttespiller i fremtiden. 

Våre FDV-rådgivere tar gjerne en prat med deg for å kartlegge deres behov. Ved å booke et møte med LAFT, vil du få en gjennomgang av systemet og lære hvordan vi har hjulpet bedrifter med lignende utfordringer og mål som din.