Artikkelen - kort oppsummert
FDV-dokumentasjon er ikke bare et formelt krav, men en nøkkel til god og effektiv byggforvaltning. Ved å implementere klare rutiner og krav til dine leverandører, kan du sikre at du får nødvendig dokumentasjon i tide og av høy kvalitet. Med riktig dokumentasjon sikrer du at bygget ditt fungerer optimalt, at du unngår unødvendige kostnader, og at du overholder relevante lover og forskrifter. I tillegg bidrar det til å bevare byggets verdi over tid.
Innledning
I dagens byggforvaltning er FDV-dokumentasjon (forvaltning, drift og vedlikehold) en uvurderlig ressurs. Enten du eier eller forvalter et næringsbygg, et boligsameie eller et kommunalt bygg, er det avgjørende å ha full kontroll over alle aspekter ved byggets drift og vedlikehold. Men hvorfor er denne dokumentasjonen så viktig, og hvordan kan den bidra til å optimalisere forvaltningen av ditt bygg?
Men først, hva er FDV-dokumentasjon?
FDV-dokumentasjon består av alle relevante opplysninger om et bygg, inkludert tekniske spesifikasjoner, vedlikeholdsplaner, bruksanvisninger og sikkerhetsrutiner. Denne dokumentasjonen gir en detaljert oversikt over byggets tilstand og de nødvendige tiltakene for å sikre at det fungerer optimalt gjennom hele dets levetid.
Her er noen av fordelene ved å ha korrekt FDV-dokumentasjon:
- Gir deg oversikt og kontroll
- Med en godt strukturert FDV-dokumentasjon har du alltid tilgang til viktig informasjon om bygget. Dette gir deg oversikt og kontroll, slik at du kan ta velinformerte beslutninger når det gjelder drift og vedlikehold.
- Du kan effektivisere driften
- FDV-dokumentasjon gjør det mulig å planlegge vedlikehold på en måte som minimerer uforutsette problemer. Regelmessige inspeksjoner og forebyggende vedlikehold basert på denne dokumentasjonen sørger for at bygget holder seg i god stand.
- Gir deg bedre kostnadskontroll
- Ved å bruke FDV-dokumentasjonen til å planlegge vedlikehold, kan du forutsi kostnader og unngå dyre reparasjoner som følge av forsømmelser. Dette bidrar til en jevnere og mer forutsigbar økonomi.
- Enklere å overholde lover og forskrifter
- God dokumentasjon sikrer at du oppfyller alle gjeldende lover og forskrifter, noe som er spesielt viktig i en tid der kravene til sikkerhet og bærekraft blir stadig strengere.
- Kan øke byggets verdi
- Bygg som vedlikeholdes godt og i tråd med dokumentasjonen, beholder eller kan øke sin verdi over tid. I tillegg legger dokumentasjonen grunnlaget for bærekraftige tiltak som kan redusere energiforbruket og miljøpåvirkningen. Mangel på tilstrekkelig FDV-dokumentasjon, derimot, kan i verste fall redusere byggets tekniske verdi.
- Du kan lese mer om betydningen av FDV-dokumentasjon ved kjøp og salg her.
Hva er tilstrekkelig FDV-dokumentasjon?
Det er viktig at du også sjekker at leverandørene som du har serviceavtaler med leverer nødvendig dokumentasjon, som for eksempel samsvarserklæringer og sluttkontroller. Her er noen tiltak du kan iverksette for å oppnå dette:
- Inkludere FDV-krav i kontrakter og avtaler
- Sørg for at alle kontrakter og serviceavtaler med leverandører inkluderer spesifikke krav om levering av FDV-dokumentasjon, og definér klart når denne skal leveres.
- Kontrollere og følge opp leveranser
- Gjennomfør jevnlige kontroller for å sikre at leverandørene oppfyller sine forpliktelser, og følg opp manglende dokumentasjon raskt.
- Bruk av standardiserte maler og verktøy
- Tilby leverandørene standardiserte maler og bruk digitale plattformer for å sikre at dokumentasjonen blir lett å levere og ligger lett tilgjengelig når du trenger den.
- Incentiver og sanksjoner
- Inkluder incentiver for leverandører som leverer i tide og av god kvalitet, samt sanksjoner for de som ikke oppfyller kravene.
- Gi enkel veiledning
- Tilby enkel opplæring eller veiledning til leverandørene på hvordan FDV-dokumentasjonen skal leveres og om viktigheten av korrekt dokumentasjon.
- Involvere kvalifisert personell
- Utpek ansvarlige personer internt for å kvalitetssikre FDV-dokumentasjonen, og vurdér eventuell ekstern rådgivning for revisjon av leverandørdokumentasjon.
- Sjekklister og revisjon
- Lag sjekklister og planlegg revisjoner av FDV-dokumentasjonen for å sikre at den er oppdatert og fullstendig.
Ordliste
Om du vil vite mer om ord og uttrykk innen FDV, kan du søke opp eller laste ned en gratis ordliste her.
Hvordan håndtere det i en travel hverdag?
Det kan være utfordrende å følge alle de anbefalte rådene. Noen praktiske tips kan derfor være kjekt å ha.
I stedet for å prøve å håndtere alt manuelt, dra nytte av digitale verktøy og plattformer som lar deg automatisere mange av de daglige oppgavene knyttet til driften:
- Automatiske påminnelser: Sett opp automatiske påminnelser for når dokumentasjon skal innhentes fra leverandører, eller når det er tid for gjennomgang av eksisterende dokumentasjon.
- Integrasjon med leverandører: Integrér systemet med leverandørenes prosesser slik at de kan laste opp nødvendig dokumentasjon direkte inn i ditt system, uten at du trenger å følge opp hver enkelt manuelt.
- Sjekklister og revisjoner: Bruk automatiserte sjekklister for å holde oversikt over hva som er mottatt og hva som mangler. Dette gir deg raskt oversikt uten å måtte bruke mye tid på det.
Ved å automatisere disse prosessene kan du redusere arbeidsbyrden betydelig, samtidig som du sikrer at du oppfyller nødvendige krav til FDV-dokumentasjon. Dette frigjør tid som du kan bruke på andre viktige oppgaver.
Hvordan kan LAFT hjelpe deg med dokumentasjonen?
LAFT tilbyr et komplett FDV-system som gjør det enkelt å samle, organisere og bruke FDV-dokumentasjon. Det gjelder også i byggeprosjekter, som for eksempel rehabilitering, tilbygg, påbygg eller andre type prosjekter. Vårt system er skreddersydd for norske bygg og hjelper deg med å håndtere alle aspekter av byggforvaltningen på en effektiv og brukervennlig måte.
Med LAFT får du blant annet:
- En enkel og oversiktlig plattform for all dokumentasjon.
- Verktøy for planlegging og gjennomføring av vedlikehold.
- Løsninger for å oppfylle lover og forskrifter.
- God kommunikasjon med alle parter, inkludert leverandører, leietakere og tilsyn.
Vil du vite mer?
Hos LAFT forstår vi viktigheten av god FDV-dokumentasjon, og vi er her for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av ditt bygg.
Kontakt oss i dag på support@laft.io eller ring 975 30 494 for å lære mer om hvordan vi kan gjøre din byggforvaltning enklere og mer effektiv!
Flere nyttig tips og råd fra vår fagblogg finner du her.
Du kan også møte oss på LAFT-dagene 2024.